LVCW-ledenvergadering en -bijeenkomst 8 december 2001
Plaats: ASW, Nieuwezijds Voorburgwal, Amsterdam (5 minuten lopen vanaf centraal
station)
(zie ook de rondgestuurde uitnodiging)
's Morgens: Ledenvergadering LVCW
's Middags: Het thema: Wat kunnen we voor elkaar / de LVCW doen?
's Avonds: Eten in Amsterdam voor wie mee wil
Dagindeling op 8 december
- 11 uur inloop met koffie en thee
- 11:30 - 13.00 uur algemene ledenvergadering met als agenda
- Opening
- Mededelingen
- Verslag vorige LV op 28 april 2001 in CW Delft (zie GA nr 80)
- Beleidsplan bestuur voor 2002
- Begroting 2002
- Rondvraag
- Nieuwe datum/plaats en sluiting
- 13.00 uur lunchpauze
- 13.30 - 16.30 uur thema 'Wat kunnen we voor elkaar / de LVCW doen?' (zie
ommezijde)
- halverwege het thema koffie en thee pauze
- 17.00 uur borrel vlakbij en/of winkelen in Amsterdam veel winkels zijn zaterdag
tot 19 uur open)
- maaltijd in Amsterdam voor wie mee wil
Thema: 'Wat kunnen we voor elkaar / de LVCW doen?'
(N.B. De tekst tot 'Werkzaamheden' komt uit de uitnodiging
voor de LVCW bijkomst (LV en thema) op 8 december 2001)
Veel C.W.-ers zijn actief in hun eigen projecten. Daarnaast wordt er ook veel
energie gestoken in de LVCW door enthousiaste mensen vanuit projecten uit het
hele land.
Het besturen, het draaiende houden van het verenigingsburo, werkzaamheden in
verschillende werkgroepen; dit alles wordt door veel vrijwilligers verricht
- veelal op het verenigingsburo in Utrecht.
Hoewel bewust is gekozen voor een centrale ligging van het buro blijkt de afstand
en reistijd voor veel mensen toch een struikelblok. Daardoor aarzelen mensen
om klussen op zich te nemen, terwijl er wel degelijk enthousiasme wordt getoond.
Dat is jammer, want daarmee wordt veel deskundigheid en ervaring niet ingezet.
Om te proberen de positieve reacties toch te benutten is vier jaar geleden
het ervaringsdeskundigennetwerk opgezet. Bedoeld om elkaar rechtstreeks te benaderen.
Via telefoon of e-mail, dat scheelt gereis. Met hetzelfde idee is de LVCW nieuws-
of diskussie groep (diskussie en uitwisseling met andere cw-bewoners via e-mail)
opgezet.
Vorig jaar zijn twee werkgroepen begonnen te inventariseren welke werkzaamheden
er binnen de LVCW worden gedaan (of zouden kunnen worden gedaan).
De ene werkgroep met in het achterhoofd een bemenst verenigingsburo, bijvoorbeeld
door een ID-baner.
De andere werkgroep gaat er vanuit dat veel werkzaamheden niet perse op het
verenigingsburo gedaan hoeven te worden, maar heel goed door mensen thuis in
hun eigen projecten..
Deze inventarisatie kun je hier nalezen.
Nu het 'voorwerk' is verricht willen we samen met jullie bekijken op welke
wijze deze inventarisatie van taken omgezet kan worden in concrete plannen.
En in het vervolg daarop uiteraard; wie zou welke (deel)taken op zich kunnen
en willen nemen (wellicht dus thuis vanachter het eigen buro, zodat er geen
reistijd verloren gaat en de tijd waarop het werk verricht wordt zelf kan worden
bepaald). Of wie weet in zijn project iemand die bij uitstek geschikt is voor
bepaalde werkzaamheden en zou die persoon (of personen) hiervoor enthousiast
willen maken. Of hoe zouden andere bewoners van je project hierbij betrokken
kunnen worden.
Of wie heeft nog andere goede suggesties over hoe e.e.a. opgezet zou kunnen
worden.
Kortom: wij nodigen jullie van harte uit om hierover samen verder te praten
op 8 december a.s. in Amsterdam
Hanneke Verdonk en Peter Bakker
Werkzaamheden binnen de LVCW
Deze tekst bevat een voorlopige
opsomming van de werkzaamheden die binnen de LVCW worden verricht of zouden
kunnen worden verricht.
De tekst is het resultaat van het werk van de 'virtueel verenigingsburo-denkgroep'
(ook wel netwerk werkgroep genoemd), met bijdragen van de werkgroep verenigingsburo.
Twee opmerking vooraf:
- Met
'decentraal' in de tekst wordt bedoeld dat de werkzaamheden of het kontakt
op een andere plek dan het verenigingsburo gebeurd of kan gebeuren.
- Sterretjes
(****) betekenen: nader uitwerken en/of uitzoeken
De werkzaamheden
- Verwerken van binnenkomende post
- huidige situatie
- mogelijkheden:
- het binnenkomen is plaatsgebonden: Utrecht of Amsterdam
- postverwerking:
- ter plekke
- in postboek (mogelijk virtueel: op internet)
- elk poststuk voorzien van kenmerk/nummer
- doorsturen naar iemand ie het verwerkt
- gedecentraliseerd:
- beantwoorden en andere verwerking
- rest van de post naar sekretaris LVCW
- konklusies:
- ontvangst en doorsturen zijn plaatsgebonden
- verwerking kan decentraal
- Beantwoorden van telefoontjes
- huidige situatie
- komen sinds september 2000 bij Gerard binnen, daarvoor bij Heleen
- zijn telefoonnummer staat op het antwoordbandje VB
- 7 tot 10 binnenkomende telefoontjes per week
- van 9.00 tot 21 u wordt er gebeld
- NB. Vrijdag zijn er geen extra telefoontjes
- konklusie
- Binnenkomende projektbladen
- direkt naar belanghebbende laten sturen
- worden verzameld
- worden bekeken voor het jaarlijkse Gouden Toetsenbord
- ze worden waarschijnlijk niet door de GA gelezen
- er worden nooit op bijna nooit artikelen overgenomen in GA
- konklusie:
- Financiële administratie
- verwerken giro-afschriften
- betalingen
- ontvangsten
- worden door Gerard geregistreerd
- ordner met nota's, Gerard noteert dat er is betaald
- dat gaat later naar Evelien (boekhouding)
- boekhouding
- gebeurd nu door Evelien (Wageningen)
- aanbeveling:
- overgaan op Girotel
- nota's doorsturen naar degene die Girotel beheerd
- konklusies:
- met GiroTel kunnen de betalingen decentraal worden gedaan
- de boekhouding wordt al decentraal gedaan
- Adressenbestand leden
- de twee VB komputers hebben elk een eigen adressenbestand
- ledenadministratie op de oude PC
- daarmee worden etiketten geprint
- daaruit is een nieuwe lijst gemaakt en op de nieuwe PC gezet (daar
in Excel)
- Robby probeert die twee bestanden gelijk te maken
- er zijn diverse soorten ledenadressen:
- bestuur
- informatie punt projekt (voor in GA en op web-site)
- adres waar GA naar toe moet
- adres voor uitnodigingen voor LVCW-bijeenkomsten
- het adres van degene die regelmatig komt / afgevaardigde het projekt
is
- adreswijzigingen komen op vier manieren binnen:
- per post
- per telefoon
- via eMail
- via LVCW vragenlijsten
- aanbevelingen:
- adresbeheer in één hand door iemand die met een database
kan omgaan en toegang tot internet heeft
- de adreslijsten worden in een universele vorm (zoals het csv - komma
gescheiden - formaat) op een besloten op de LVCW site gezet
- ieder die een groep adressen nodig heeft (verzending GA, verzending
uitnodigingen LVCW-bijeenkomsten) haalt ze van de site
- konklusie
- adresbeheer kan decentraal
- Gewoon Anders
- maken
- naar leden sturen
- aanbeveling:
- laat de drukker GA versturen
- als de drukker het niet kan, kan het bij iemand thuis
- adressen kunnen van de LVCW site worden opgehaald
- konklusie
- gebeurd al grotendeels decentraal en kan geheel decentraal
- Bezoekers voor informatie
- Jureren projektbladen voor jaarlijkse Gouden Toetsenbord
- door Edward Veerman (t/m 1999), Flip, Henk Schierink
- toetsenbord goudkleurig verven
- konklusie:
- gebeurd bij een van de jury-leden, dus decentraal
- Organiseren en houden van informatiedag voor initiatiefnemers cw projekten
- door Edward Veerman en Gerard
- konklusies:
- voorbereiding kan decentraal
- er moet telkens ergens ruimte georganiseerd worden (kan niet op VB)
- LVCW bijeenkomsten (LV en thema)
- benaderen projekten voor organisatie
- datum plannen in overleg met LVCW bestuur en projekt
- organisatie handboek opsturen naar projekt
- thema bedenken of bespreken met projekt
- uitnodiging versturen
- opgave verwerken
- door organiserend projekt
- route beschrijving en eventueel stukken voor LV en/of thema versturen
- aanbeveling:
- weer een aparte werkgroep voor:
- het 'ronselen' van organiseren
- het opsturen van het draaiboek
- het meedenken over / kiezen van een thema
- eventueel het organiseren van het themakiezen
- het verzorgen van de uitnodigingen
- de koördinatie van het geheel
- geen uitvoerend werk hierin door bestuursleden
- konklusie:
- gebeurd al geheel decentraal
- Versturen van informatie pakket
- informatie op aanvraag
- huidige situatie
- aanvragen komen binnen via:
- ****** nog beschrijven ******
- mogelijkheden
- versturen kan per post en in al sommige per eMail
- eenvoudige informatie (folders e.d.) kan op verschillende plaatsen voor
verzending klaar liggen
- komplexe informatie ligt op een plek
- informatie, waar maar zelden om gevraagd wordt, ligt op een plek
- konklusie
- GA met adreslijst versturen
- huidige situatie
- mensen die om adressen van cw projekten vragen krijgen, na betaling,
de laatste GA toegestuurd
- aanbeveling
- geen GA meer versturen, want:
- extra werk (kontrole op betaling, verzending, boekhoudkundige verwerking)
- weinig service gericht (voor eenvoudige informatie moeten betalen,
tijdvertraging)
- de opbrengst is klein
- mogelijkheden
- naar adressen op de web-site verwijzen
- de lijst vanaf web-site printen en versturen voor mensen zonder internettoegang
- konklusie
- Doorverwijzen
- Registreren van:
- telefoontjes
- telefoonboekje met rubrieken om aan te kruisen
- info verzendingen
- doorverwijzingen
- binnenkomende vragen bijhouden
- Dokumentatie en archief bijhouden
- huidige situatie
- aanbeveling
- verder nadenken ten behoeve van wie of wat het verder gebeurd en eventueel
keuzes maken
- ten behoeve van:
- informatie voor bestuur en werkgroepen
- informatie verzoeken door leden en derden
- historie LVCW
- historie gemeenschappelijk wonen, voor zover het nergens anders gebeurd
- overwegingen
- dokumentatie heeft een of meer fisieke plekken nodig
- als het op meer plekken ligt moet er een dokumentatie systeem zijn
die vanaf meer plekken kan worden geraadpleegd (bijv. op internet)
- dokumentatie moet bereikbaar zijn voor LVCW werkers
- konklusie
- Relevante boeken aanschaffen
- huidige situatie
- aanbeveling
- verder nadenken ten behoeve van wie of wat het verder gebeurd en eventueel
keuzes maken
- ten behoeve van:
- informatie voor bestuur en werkgroepen
- informatie verzoeken door leden en derden
- historie centraal wonen
- niet: historie gemeenschappelijk wonen
- overwegingen en konklusie
- zie onder Dokumentatie en archief
- Relevante boeken recenseren
- huidige situatie
- mogelijkheden
- boeken recenseren voor GA en de website
- konklusie
- het recenseren zelf kan decentraal
- na recenseren gaan de boeken naar (een van) de centrale dokumentatie
plek(ken)
- Naar relevante kongressen gaan
- Gerard: vaak zijn de kongressen duur
- konklusie
- Aandacht voor jubilerende projekten
- huidige situatie
- er naar toe of
- attentie sturen
- konklusie
- Konsulenten
- huidige situatie
- konsulenten adviseren cw initiatiefgroepen
- konklusie
- Onderhouden van kontakten met verwante organisaties en verenigingen
- kontakten worden onderhouden met:
- LVGO
- MW2
- Woonbond
- plaatselijke en landelijke overheden
- ICSA
- e.a.
- kontakten op bestuurlijk nivo
- uitwisseling informatie
- samenwerking op onderwerpen
- aandacht voor open dagen en andere uitnodigingen
- er naar toe of
- attentie sturen
- kontakten naar interesse van individuele (kader)leden
- voorbeeld: ICSA konferenties
- konklusie
- LVCW ervaringsdeskundigen netwerk
- netwerk van ervaringsdeskundigen binnen de LVCW
- doel
- onderlinge uitwisseling van deskundigheid
- gedachtewisseling
- huidige situatie
- aanmelding middels een vragenlijst
- telefoon en eMail lijst wordt is beschikbaar voor alle netwerkdeelnemers
- konklusie
- WEBsite bijhouden
- huidige situatie
- algemene info
- aktuele info
- adressen leden
- adressen ervaringsdeskundigen netwerk
- links naar andere projekten
- bewoners gezocht
- site bekend houden op Internet
- domein registratie
- konklusie
- kan en is geheel decentraal
- eMail
- huidige situatie
- verwerken van binnenkomende mail:
- vragen beantwoorden / doorsturen
- adreswijzigingen projekten
- meldingen voor de bewoners gezocht pagina
- meldingen sites cw projekten
- diskussie / nieuwsgroep
- doorsturen gebeurd nu nog half automaties
- onderhoud (moderator)
- konklusie
- decentraal
- bij huidige werking met een eigen mailserver is het aan één
plek gebonden
- die plek kan overal zijn, waar deskundigheid is
- Kontakt met studenten
- onderzoek opmerken
- onderzoek begeleiden
- onderzoek recenseren
- Maandelijkse advertentie in Volkskrant
- inhoud
- korte omschrijving centraal / gemeenschappelijk wonen
- telefoonnummer LVCW buro
- adres LVCW website
- huidige situatie
- konklusie
- Belangenbehartiging
- Bijhouden LVCW almanak
- doel
- wie doet wat binnen de LVCW
- waar is wat te vinden
- huidige situatie
- konklusie
Deze pagina is op 27 oktober 2001 bijgewerkt door Peter
Bakker