Procedure van de organisatie van een lvcw-bijeenkomst

Ten behoeve van de LVCW-ledenvergaderingen en van het kontakt tussen de leden worden er drie LVCW-bijeenkomsten per jaar georganiseerd.
De bijeenkomsten, over het algemeen op een zaterdag, worden door één van de aangesloten centraal wonen projekten georganiseerd. Gestreefd wordt daarbij om in de loop van de jaren ieder projekt aan de beurt te laten komen.

Deze bijeenkomsten, waar alle leden (projekten en individuele leden) een uitnodiging krijgen, bestaat, zover mogelijk, uit vijf delen: De LVCW-ledenvergadering, de behandeling van een thema, een rondleiding in het projekt, een gezamenlijke maaltijd en een gezellige avond of feest.

Voor de koördinatie van de werkzaamheden rond een LVCW-bijeenkomst is er een werkgroep thema's. Zij koördineert tussen het bestuur en het organiserend projekt.

Zoeken van projekten, waar de LVCW-bijeenkomsten kunnen plaatsvinden

De werkgroep thema's spreekt op en buiten LVCW-bijeenkomsten vertegenwoordigers van projekten aan voor volgende bijeenkomsten.
Getracht wordt om steeds voor een jaar vooruit toezeggingen te hebben.
Gestreefd wordt om enkele dagen voor een bijeenkomsten een definitieve toezegging voor de daarop volgende LVCW-bijeenkomst te hebben. Zodat bij onverhoopte terugtrekking nog kan worden 'gelobbied'.

De datum van de bijeenkomst

De datum van de bijeenkomst wordt door de werkgroep thema's, in overleg met het bestuur en het organiserend projekt, vastgelegd (Het bestuur heeft hierover de hoogste zeggenschap).

Voorbereiding door de werkgroep thema's

De werkgroep thema's bedenkt, in overleg met het bestuur en het organiserend projekt, een thema.
Er wordt een breed thema gekozen, waarvan verwacht kan worden het interessant is voor (toekomstige) centraal wonen bewoners.
Een thema behandelt over het algemeen een aspekt rond centraal of gemeenschappelijk wonen. Dat kan zowel de technies-organisatoriese kant zijn, als het (samen) wonen zelf. Ook de LVCW kan onderwerp zijn.
Een thema kan voortkomen uit een vorige vergadering of een vorig thema. Er kan iemand worden uitgenodigd om informatie te geven.
Als het thema van de werkgroep thema's komt, bereid deze het thema voor (kiezen van cases, inleidende teksten, inleiding en begeleiding en eventuele verslaggeving).
Als het thema-onderwerp niet van de werkgroep komt (maar bijvoorbeeld van het organiserend projekt, het bestuur of van 'derden'), kan de werkgroep, in overleg een deel van de voorbereiding op zich nemen.

Informatie naar de leden

Er wordt naar gestreefd om alle voor de bijeenkomst benodigde papieren in één keer naar de aangesloten projekten en individuele leden te zenden. Dus zowel de uitnodiging, als de agenda van de ledenvergadering, als de papieren voor de ledenvergadering, als de thema-stukken, als het dagprogramma.
Als het om organisatoriese redenen niet anders kan worden de uitnodiging eerst en (een deel van) de rest later. In dat geval krijgen alleen degenen die zich hebben aangemeld de thema-stukken en het dagprogramma. De agenda en de eventuele stukken voor de vergadering krijgt elk lid.

De uitnodiging voor een bijeenkomst omvat het volgende:

• datum van de bijeenkomst (doorgaans op een zaterdag)
  
• plaats
  
• aanvangstijd (doorgaans 11 uur inloop en 11.30 uur aanvang van de ledenvergadering
  
• korte omschrijving van het thema
  
• aanmeldingsstrook
  
• uiterste datum vermelden waarop de aanmeldingsstrook retour moet zijn
  
• kontaktpersoon projekt (naam en telefoonnummer)
  
• het projektadres, waar de aanmeldingsstrook naar teruggestuurd dient te worden
  
• regels wat betreft de reiskostenvergoeding voor de LVCW ledenvergadering

Op de aanmeldingsstrook dient te worden gevraagd naar:

• aantal deelnemers
• afgevaardigd door CW-projekt (naam) / individueel lid
• welke onderdelen zullen worden bijgewoond
• wel/geen maaltijd, wel/niet vegetarisch (indien van niet alleen vegetarisch)
• wel/geen overnachting (als overnachting mogelijk is)
• wel/geen kinderopvang (zo ja, aantal en leeftijd kinderen) (als opvang mogelijk is)

De agenda van de ledenvergadering

Het programma van de dag:

• datum bijeenkomst
• adres bijeenkomst
• routebeschrijving
• dagindeling
• bedrag eet- en eventuele andere bijdragen
• informatie over overnachting, kinderopvang, enz.

Papieren voor de ledenvergadering

Jaarverslag, begroting, teksten betreffende onderwerpen op de agenda, route-beschrijving naar het projekt.

Thema-teksten

Sommige thema-onderwerpen vragen enige voorbereiding van de deelnemers. In dat geval worden er leesstukken opgestuurd, waarvan verwacht wordt dat de deelnemers ze voor de bijeenkomst hebben gelezen.

Tijdschema

10 weken De werkgroep thema's kiest, in overleg met het bestuur en het organiserend projekt, het thema-onderwerp.
9 weken De werkgroep vraagt bij het bestuur de vermoedelijke tijdsduur van de vergadering op.
8 weken De werkgroep thema's stelt samen met het organiserend projekt de eerste uitnodiging, met aanmeldingsstrook, op. Het projekt of de werkgroep stuurt deze naar het verenigingsburo.
7 weken Het verenigingsburo stuurt de uitnodiging (liefst met alle andere papieren) naar alle leden.
4 weken Het bestuur levert de definitieve agenda van de ledenvergadering, onder opgave van mee te zenden bijlagen, aan bij het verenigingsburo.

De werkgroep thema's stuurt de eventuele bijlagen ten behoeve van het thema naar het verenigingsburo.
Het organiserend projekt stuurt de routebeschrijving e.d. naar de werkgroep thema's.

De aanmeldingstroken worden naar het organiserend rojekt gestuurd

tot 10 dagen Aanmeldingsstroken worden naar het organiserend projekt gestuurd.
7 dagen Het organiserend projekt geeft de aanmeldingen door aan de werkgroep.
5 dagen De werkgroep verstuurt alle stukken en de route-beschrijving naar de leden, die zich hebben opgegeven en naar degenen die aangaven niet te komen, maar wel de stukken willen ontvangen.

Praktiese organisatie door het organiserend projekt

• Ledenvergadering De vergaderruimte dient groot genoeg te zijn voor 30 tot 50 personen.
• Thema Eventueel diverse kleinere ruimtes om het thema in groepjes te kunnen bespreken.
• Kinderopvang Indien mogelijk en gewenst zorgen voor ruimte en begeleiding tijdens vergadering en themagedeelte. (Hier wordt zelden om gevraagd en het organiserend projekt kan hier ook nee tegen zeggen)
• Maaltijden Aan de hand van de inschrijvingen bekijken wat er gekookt of besteld moet worden. De hoogte van de bijdrage bepalen.
• Rondleiding Iedereen is nieuwsgierig naar een ander projekt. Een aantal mensen uit het organiserend projekt verzorgt daarom een rondleiding, waarbij ook een aantal woningen zijn te bezichtigen.
• Avondinvulling Veel mensen, die naar de bijeenkomsten komen, willen na de maaltijd wat langer blijven. Om kontakten te leggen, ervaringen uit te wisselen, om te swingen. Met de mensen die naar de bijeenkomst kwamen en met de (andere) mensen, die in het projekt wonen. Een open bar, met de mogelijkheid om muziek te draaien, een plek om te praten, een plek om te dansen. Misschien een band.
• Logies Voor mensen, die ver moeten reizen en voor degenen, die de avond tot het eind willen meemaken, is het prettig als er overnachtingsmogelijkheden zijn.
• Ontbijt Als er mensen blijven slapen, is het prettig als ze in de loop van de volgende ochtend iets kunnen eten.
• Koffie, thee en fris Bij binnenkomst, dus voor de vergadering, is het fijn als koffie en thee verkrijgbaar is. Hetzelfde geldt voor pauzes tussen de verschillende onderdelen.
• Broodjes Omdat sommige deelnemers aan de bijeenkomst al een lange reis achter de rug hebben, is het prettig als er tussen de vergadering en het thema iets kan worden gegeten.

Kosten

Binnen redelijke grenzen worden de door het projekten gemaakt organisatiekosten door de LVCW vergoed.
Overleg indien nodig met de penningmeester.
Voor iets extra's, zoals een band op de avond, is er maximaal € 150,-- beschikbaar.

Presentielijst

Onder andere in verband met de stemverhouding op de ledenvergadering is er een presentielijst. Deze lijst dient bij binnenkomst of anders tijdens de ledenvergadering door de deelnemers worden ondertekend. Het verenigingsburo zorgt dat er een lijst is, het bestuur ziet er op toe dat de lijst rondgaat.

Naar het Draaiboek, in 1994-95 gemaakt door Cor Commissaris, Edward Veerman en Peter Bakker.